¿Cuáles son las mejores plataformas de videoconferencias para empresas? Aquí hay una lista de nuestras mejores opciones para 2022 junto con explicaciones para un mejor proceso de toma de decisiones.
Videoconferencia, qué es
La videoconferencia es un tipo de reunión en línea en la que dos o más personas participan en una llamada audiovisual en vivo. Con una buena conexión a Internet, los participantes pueden verse, escucharse y hablar entre ellos en tiempo real, sin importar en qué parte del mundo se encuentren.
Videoconferencias para empresas
En las empresas, las personas suelen utilizar las videoconferencias para comunicarse y colaborar dentro y fuera de una organización. Solo necesitas configurar el hardware y el software necesarios para aprovechar al máximo la experiencia.
Las soluciones de videoconferencia se han convertido en una herramienta imprescindible para muchas empresas debido al aumento del empleo remoto. Las mejores soluciones son fáciles de aprender, tienen un precio razonable y vienen con todo el equipo necesario para llevar a cabo reuniones efectivas.
¿Cuánto cuestan los servicios de videoconferencias para empresas?
Es posible que puedas obtener servicios de videoconferencia por un gasto bastante bajo, según las demandas de tu negocio. No necesitas absolutamente una licencia para cada empleado de tu empresa porque la mayoría de los sistemas de videoconferencia cobran un precio por anfitrión. Para las personas que simplemente asisten a una reunión, no hay tarifa.
Las versiones gratuitas de los sistemas de ciertas empresas están disponibles, pero los servicios premium normalmente cuestan entre $10 y $30 por host cada mes. Muchas empresas que ofrecen servicios de videoconferencia tienen una variedad de planes que varían según las características que contienen y la cantidad de personas que pueden unirse a una reunión.
Planes pagados vs. gratis
Muchas empresas que brindan servicios de videoconferencia tienen opciones gratuitas y de pago. Además de los precios, este tipo de programas difieren en varios aspectos.
Los planes gratuitos imponen con frecuencia restricciones en el número de asistentes y la duración de las conferencias. Por ejemplo, algunos proveedores de servicios limitan la cantidad de invitados en los planes gratuitos a aproximadamente 25 o 30. La mayoría de los planes gratuitos también tienen restricciones de tiempo para las reuniones. Por ejemplo, el plan gratuito de Zoom tiene un límite de tiempo de 40 minutos en cada conferencia.
La mayoría de los planes pagos tienen límites más altos en el número de asistentes por reunión. Esto puede estar entre 100 y unos miles. Los planes pagos no imponen un límite de tiempo para las reuniones.
Otra área en la que divergen este tipo de planes es en las características. Mientras que los planes pagados ofrecen conjuntos más completos, los planes gratuitos suelen incluir menos funciones. Con programas gratuitos, también hay menos opciones para el servicio al cliente. Podría limitarse a utilizar un ticket de ayuda en línea para ponerse en contacto con el soporte. Los servicios pagos, sin embargo, brindan con frecuencia ayuda telefónica las 24 horas. Dependiendo del plan de servicio que selecciones, algunos incluso le dan a tu empresa un personal dedicado de soporte al cliente.
Qué se necesita para usar las plataformas de videoconferencias para empresas
Podrías necesitar más equipo, dependiendo de cómo quieras usar tu sistema de videoconferencia. No necesitas ningún equipo adicional si todo lo que deseas hacer es organizar y unirte a reuniones desde tu computadora de escritorio o laptop, siempre que tenga una cámara y un micrófono integrados. Si no es así, puedes comprar kits para videoconferencias, o cámaras y micrófonos económicos por menos de $50.
Cuando deseas dedicar un área de tu empresa, como una sala de conferencias, para realizar videoconferencias, los precios son más altos. Querrás cámaras, micrófonos, parlantes y monitores para ello.
Las mejores plataformas de videoconferencias para empresas
1. Zoom
Nuestra lista de las mejores plataformas de videoconferencias para empresas inicia con Zoom. Proporciona programas y servicios asequibles para todas las empresas. Puedes organizar reuniones productivas utilizando las muchas funciones y capacidades de la plataforma, que es fácil de usar.
La capacidad de que todos los que participan en una reunión de video enciendan simultáneamente su transmisión de video HD y su cámara web es lo que hace que este programa sea tan atractivo. La cantidad de fuentes de video que pueden estar activas a la vez está limitada en muchas otras tecnologías de videoconferencia.
Zoom es un servicio de videoconferencia muy robusto. Algunas de sus características más útiles son las vistas de orador activo, los números de marcación telefónica, la grabación de reuniones, el uso compartido de pantalla, el chat grupal y las interfaces con Chrome y Outlook. Otras opciones incluyen la opción de autorizar a otro empleado a planificar reuniones por ti, la capacidad de que los participantes de la reunión «levanten la mano» para plantear una pregunta sin interrumpir, video de alta definición y vistas de galería que te permiten observar a cada participante de la reunión en una vez.
Zoom es fácil de instalar y operar. Además de las aplicaciones móviles para dispositivos iOS y Android, existen versiones de escritorio para Mac y Windows. Los anfitriones tienen la opción de iniciar una reunión de inmediato o configurar una para más adelante. Se puede usar un complemento de Chrome o Outlook, así como la aplicación Zoom, para planificar reuniones. Para unirse a una reunión, los asistentes solo necesitan hacer clic en un enlace.
El servicio de atención al cliente proporcionado por Zoom está activo. Ofrecen una excelente asistencia telefónica, hay gran cantidad de videos instructivos y pautas en el sitio web de Zoom.
2. GoToMeeting
Para organizaciones más pequeñas, GoToMeeting es una excelente herramienta de videoconferencia. Según el plan de servicio que elijas, la solución te permite organizar reuniones con hasta 3000 participantes, pero solo 25 de ellos pueden conectarse a una transmisión de video a la vez. Debido a esto, el servicio funciona mejor para empresas más pequeñas que no organizan muchas conferencias.
La reunión está enteramente dentro de la autoridad del anfitrión. Además de poder silenciar y reactivar el sonido de los asistentes, los anfitriones pueden controlar quién tiene acceso a las transmisiones de video. El anfitrión puede encender rápidamente a alguien fuera de la cámara si las 25 fuentes están en uso. Pueden lograr esto apagando la transmisión de otra persona.
Además, este programa de videoconferencia está repleto de herramientas y funciones útiles, como compartir pantalla, grabar, herramientas de dibujo, bloqueos de reuniones, transcripciones y mensajería.
Los navegadores web, las aplicaciones móviles y el software de escritorio pueden usar GoToMeeting. Utilizar el software es fácil. Con sus interfaces con Outlook y Google Calendar, puedes organizar reuniones directamente desde esas aplicaciones. Puedes realizar reuniones instantáneas o reservarlas para más tarde.
Durante las reuniones, la transmisión de video de alta definición proporciona imágenes nítidas. Además, hay una función de chat que permite a los participantes interactuar sin interferir con el orador.
Hay tres niveles de servicio y una prueba gratuita de 14 días para GoToMeeting. Mientras que el plan Business cuesta $19 por host por mes, el plan Professional cuesta $14 por host cada mes. La suscripción Enterprise, que cuesta entre $18 y $47,20 por host cada mes, debe solicitarse específicamente a GoToMeeting. Si pagas anualmente, cada plan tiene un pequeño descuento. Las comodidades que están incluidas y la cantidad de invitados que puede hospedar varían a lo largo de los planes.
GoToMeeting ofrece atención al cliente las 24 horas. El sitio web de GoToMeeting ofrece útiles materiales de capacitación, videos y asistencia personal de especialistas del servicio de atención al cliente, además de brindar asistencia personal con el software.
3. Microsoft Teams
Las empresas que desean una plataforma que se integre a la perfección con las diversas aplicaciones que usan, especialmente los usuarios de Office 365, podrían considerar Microsoft Teams. Su suscripción incluye Microsoft Teams, lo que brinda acceso gratuito a las aplicaciones de Microsoft Office más utilizadas, incluidas Word, Excel y PowerPoint, además del sistema de videoconferencia.
Hay tres programas pagos disponibles para pequeñas empresas. Con un compromiso anual, los precios oscilan entre $5 y $20 por usuario al mes. Puedes organizar reuniones con hasta 250 asistentes con cualquiera de las opciones. Teams tiene una versión gratuita, pero solo te permite mantener conversaciones de video uno a uno en lugar de conferencias con varios participantes.
Las herramientas de videoconferencia te permiten compartir tu pantalla, interactuar en una pizarra digital y crear sondeos y encuestas. La comunicación con los empleados es posible a través de Microsoft Teams además de las videoconferencias. El programa ofrece una plataforma para chat de texto, llamadas de voz y uso compartido de archivos.
Desde una laptop, computadora de escritorio o una aplicación móvil, puedes organizar reuniones. Los participantes pueden optar por encender o apagar sus cámaras y micrófonos una vez que se hayan unido a una reunión. Cada usuario tiene la opción de colgar o compartir su pantalla mientras está en el espacio de reunión.
La tecnología de videoconferencia de Teams está cubierta en una variedad de publicaciones y cursos útiles en el sitio web de Microsoft.
4. Webex Meetings
La mejor herramienta de videoconferencia para la colaboración en la nube es Webex. Webex Meetings y Webex Teams son las dos plataformas que están disponibles para los usuarios.
Según el plan de servicio que elijas, Webex Meetings es una solución de videoconferencia avanzada que te permite organizar reuniones con hasta 200 participantes. Los planes cuestan entre $14,95 y $29,95 al mes por host. Al pagar anualmente en lugar de mensualmente, puedes ahorrar un 10%.
Con Webex, todas las funciones del servicio se ofrecen con cada plan, a pesar de que los límites máximos de asistencia a reuniones por video de los planes varían. En todos los planes, Webex Meetings ofrece video HD, vistas de orador, uso compartido de pantalla, grabación, integraciones con Microsoft Office, Office 365, Outlook y Google Calendar, así como otras funciones.
Todos los usuarios tienen acceso a Webex Teams, un programa de colaboración que incluye videoconferencias, mensajería grupal, uso compartido de archivos y pizarra, además de Webex Meetings. Si bien Webex Meetings te permite organizar videoconferencias con personas dentro y fuera de tu organización, esta plataforma está diseñada para ser un espacio para que los empleados colaboren.
El registro de Webex es completamente en línea y existen numerosos métodos para utilizar el programa. Tiene una versión móvil para dispositivos iOS y Android además de una aplicación de escritorio para plataformas Mac y PC. Además, puedes acceder al software completo desde cualquier navegador gracias a una aplicación web. Gracias a esto, cualquiera puede asistir instantáneamente a una reunión sin tener que descargar la aplicación de escritorio o móvil.
Beneficios de la videoconferencia
Las plataformas de videoconferencias para empresas ofrecen beneficios de varias formas. Hacen que los miembros del equipo, especialmente aquellos que trabajan fuera de la oficina, se sientan más conectados, lo cual es un gran beneficio. Debido al auge del teletrabajo en muchas empresas, este ha cobrado especial importancia.
Las videoconferencias HD permiten a los participantes ver a sus compañeros de trabajo cara a cara y participar en una reunión como si todos estuvieran en la misma sala, en lugar de simplemente escuchar una conferencia telefónica o intercambiar correos electrónicos. Para los trabajadores distantes, ese tiempo cara a cara puede ser muy beneficioso.
Además, las plataformas de videoconferencias para empresas ayudan a construir lazos más fuertes con los clientes. Con frecuencia, no es factible ni económicamente prudente viajar a cada cliente o cliente cada vez que se requiere una reunión. La capacidad de compartir presentaciones y responder consultas prácticamente cara a cara, como si estuviera en su lugar de trabajo, es posible gracias a los servicios de videoconferencia. La empresa puede desarrollar y fortalecer las relaciones con sus clientes conectándose de esta manera.
Muchas empresas están aprendiendo que ir a distancia es una posibilidad viable a medida que las soluciones de videoconferencia avanzan y se vuelven más fáciles de usar. Las empresas pueden usar las videoconferencias para ahorrar dinero invirtiéndolas en otro lugar y manteniendo un personal productivo en lugar de pagar por un costoso espacio de oficina.
Además, las videoconferencias permiten a las empresas involucrar a más trabajadores remotos internacionales. Pueden ampliar su búsqueda de los mejores talentos mediante el uso de tecnología que mantenga a los trabajadores remotos comprometidos; de esta manera la empresa no está restringida a encontrar prospectos en la ciudad donde se encuentra.
¿Qué distingue a las conferencias web de las videoconferencias?
Estos servicios son cada vez más comparables incluso si hay variaciones menores. Las empresas que se especializan en videoconferencias solían concentrarse en vender hardware para instalar en ciertas salas de conferencias, como cámaras de video, pantallas, micrófonos y parlantes. Luego, las empresas podrían celebrar reuniones en persona con otras partes que tuvieran una tecnología equivalente configurada en su extremo. El objetivo principal de las conferencias web era permitir que las personas realizaran videoconferencias y reuniones en línea utilizando sus computadoras y dispositivos móviles.
Muchos servicios de videoconferencia hoy en día permiten a los clientes unirse desde cualquier dispositivo y también admiten conferencias web. Aunque las empresas aún pueden equipar salas de conferencias con hardware relacionado con reuniones, la mayor parte del servicio se guarda y aloja en la nube.
¿Qué programa para videoconferencias gratis es el mejor?
Aunque los planes pagos se pueden encontrar a un precio razonable, un plan gratuito puede ser preferible si no necesita todas las herramientas y funciones que ofrecen los servicios pagos. Hay numerosas soluciones disponibles si estás buscando un software de videoconferencia gratuito.
- Una opción gratuita es Skype. Puede tener hasta 50 participantes en una videollamada grupal.
- Otra opción gratuita de videoconferencia es Google Hangouts, que te permite organizar chats de video con hasta 10 personas simultáneamente.
Los planes gratuitos están disponibles para muchos proveedores de videoconferencias pagas. Zoom, catalogado como el mejor servicio de videoconferencias, ofrece un plan gratuito con un montón de funciones y te permite organizar conferencias para hasta 100 participantes. La única limitación de esta opción es que solo puedes realizar sesiones de 40 minutos.
Otra de nuestras principales recomendaciones que brinda servicio gratuito es Webex. No hay límites de tiempo en cuanto a la duración de las reuniones, y puedes celebrar reuniones de hasta 100 participantes.
¿Qué software y hardware se requieren para las videoconferencias?
Dependiendo de cómo planees realizar tus videoconferencias, necesitarás diferentes herramientas. Siempre que cada uno tenga una cámara y un micrófono incorporados, puedes utilizar una computadora de escritorio, una laptop o un dispositivo móvil sin ningún equipo adicional.
Sin embargo, se requieren herramientas adicionales como una cámara, un micrófono, parlantes y una pantalla de video si deseas convertir una habitación u oficina en una habitación que pueda albergar videoconferencias. También se requiere una consola para ejecutar la reunión. Puedes iniciar y detener reuniones usando las consolas y puedes conectarte para compartir tu pantalla.